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Controle de despesas de viagens: qual o melhor jeito de fazer?

Junho 2018

3 minutos de leitura

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Assim como em diversos outros segmentos, o setor de transportes exige uma gestão eficiente para a empresa se manter competitiva no mercado e conquistar resultados positivos. Pensando nisso, a implementação de um controle de despesas de viagens se torna simplesmente essencial para reduzir custos, otimizar recursos e garantir a lucratividade do negócio.

Esse controle pode ser feito por meio de uma gestão de frotas, solução usada por gestores que buscam potencializar as operações dos veículos da empresa, com foco em segurança, economia, alto desempenho e rendimento. Antes de sequer pensar em otimizar os processos, no entanto, é preciso identificar os principais fatores que devem ser considerados.

Conheça a seguir quais são as despesas mais significativas do setor de transportes e aproveite para entender como elas interferem diretamente no seu orçamento logístico!

Quais são os principais custos de uma frota?

Antes de definir as melhores estratégias para eliminar desperdícios e aumentar a produtividade da sua empresa, é essencial conhecer a fundo os principais custos do negócio. Afinal, quanto mais conhecimento sobre as rotinas de uma área você tem, mais fundamentado fica o processo de tomada de decisões.

Combustível

Entre os principais pontos de alerta que devem ser levados em conta está o consumo de combustível. No caso de uma empresa do setor de transportes, estamos falando de um percentual que pode variar entre 30% e 50% dos custos. Essa é, assim, uma das despesas mais significativas do negócio, especialmente devido às constantes variações de preço.

Manutenção

Outro fator relevante é a manutenção da frota. Pensando nisso, os gestores devem traçar planos de revisão para cada um dos veículos da empresa, ainda avaliando se é mais vantajoso terceirizar o serviço ou contar com manutenção própria.

Multas e pedágios

Despesas com pedágios e multas também costumam representar custos expressivos para o setor. Por isso, devem ser consideradas no planejamento.

Alimentação e estadia

Seguindo a mesma lógica das multas e dos pedágios, os gastos com alimentação e estadia dos motoristas, especialmente em viagens mais longas, também devem ser levados em conta.

Como controlar as despesas de viagens?

Identificados os principais elementos, podemos passar para a implementação de algumas estratégias para reduzir os custos e otimizar os processos. Confira algumas sugestões!

Capacitação dos condutores

Já parou para pensar que a forma como os motoristas dirigem impacta de maneira significativa tanto o consumo de combustível como a manutenção da frota? O investimento em treinamento e capacitação chegar para assegurar que as entregas serão realizadas com segurança e qualidade, ainda possibilitando a redução dos custos.

Uso de planilhas

Uma planilha de controle de frotas pode funcionar como uma grande aliada para uma gestão eficiente. Afinal, por meio dela é possível enxergar de forma clara e objetiva as informações mais relevantes sobre os veículos, permitindo tomadas de decisões mais precisas.

De forma organizada, insira ali as principais informações da frota, como o cadastro dos veículos, dos motoristas, os dados de cada viagem, a ocorrência de trocas e manutenções e o que mais considerar relevante para mensurar os resultados e identificar fatores que precisam ser alterados, substituídos ou atualizados.

Planejamentos de rotas

Um planejamento eficiente de rotas traz diversos benefícios para as empresas, como redução dos custos operacionais, otimização do tempo gasto no transporte e, claro, economia de combustível. Com o planejamento adequado, é possível identificar melhores percursos, custos das viagens e horários de chegada e saída, fatores importantes para que os transportes sejam feitos da melhor maneira possível.

Uso da tecnologia

Um sistema de monitoramento permite que o gestor acompanhe a frota em tempo real. Dessa forma, é possível manter um fluxo constante de informações que podem ser analisadas e transformadas em futuras otimizações. A tecnologia ainda permite identificar se os motoristas estão cometendo alguma irregularidade, além de reportar a situação das cargas para os clientes. Sem falar na segurança que os sistemas conferem tanto para os condutores como para a empresa.

Programação de manutenção

Uma maneira simples de eliminar gastos desnecessários é investir na manutenção preventiva. Dessa forma, é possível identificar possíveis problemas nos veículos antes que se compliquem, evitando prejuízos maiores com quebras, falhas ou panes.

Pronto para conseguir reduzir custos, otimizar recursos e garantir a lucratividade do negócio? Antes de colocar essas dicas em prática, porém, não se esqueça de seguir a Rodobens nas redes sociais para ficar por dentro de outras estratégias para realizar o controle de despesas de viagens da sua frota de veículos! Estamos no Facebook, no Twitter, no Instagram, no LinkedIn, no Google+ e no YouTube!

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