Quer saber como organizar o fluxo de caixa da sua empresa?

Julho 2020

12 minutos de leitura

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O fluxo de caixa é um dos pontos-chave para o controle financeiro de qualquer negócio. Com essa ferramenta, o administrador tem uma visão precisa de todos os valores que entram e saem das contas do empreendimento e, com isso, consegue planejar um novo investimento ou mesmo se preparar para momentos de maior dificuldade.

Ignorar o fluxo de caixa pode ser o caminho mais curto para problemas financeiros no negócio. Além disso, a falta de controle sobre esse aspecto prejudica o desenvolvimento sustentável do empreendimento. 

Pensando nisso, preparamos este conteúdo completo para que você entenda, de uma vez por todas, a importância de manter a organização das contas de uma empresa, independentemente do seu segmento. Boa leitura!

Por que você deve organizar o seu fluxo de caixa?

Antes de reforçar sua importância do fluxo de caixa, vamos definir, com clareza, o que ele é, para não restar nenhuma dúvida.

O fluxo de caixa é um mecanismo contábil que permite acompanhar de perto todos os movimentos de entrada (o dinheiro recebido com a venda de produto ou prestação de serviços, por exemplo) e saída (pagamento de colaboradores, fornecedores e demais obrigações) de um negócio dentro de um espaço de tempo (próxima semana, próximo mês e por aí vai).

Essa ferramenta permite que o administrador tenha uma visão completa e precisa sobre as contas do negócio, conseguindo saber tudo o que tem recebido e quais são os compromissos a serem honrados para que a empresa mantenha sua saúde financeira em dia.

Além disso, o fluxo de caixa possibilita avaliar com clareza quais estratégias de administração estão funcionando e quais não estão.

Vale deixar claro que fluxo de caixa e controle de caixa são coisas diferentes: enquanto o primeiro permite uma visão global da situação financeira da empresa e de suas projeções para o futuro, o segundo é apenas o registro das movimentações financeiras dentro de determinado período.

Essas e outras razões que reforçam a necessidade de manter o fluxo de caixa sempre sob controle estão listadas nos tópicos a seguir.

Evita despesas desnecessárias

Com o fluxo de caixa em ordem, a empresa tem um retrato fiel da sua situação financeira atual e das projeções para o futuro, dentro do período estipulado para a análise dessa ferramenta contábil. Ou seja, fica mais simples entender quanto dinheiro está disponível naquele momento, quais são os ganhos previstos e quais os valores precisam ser honrados em breve.

Como a listagem completa de todas as despesas é parte essencial da manutenção do controle de gastos, fica mais fácil visualizar para onde cada centavo do negócio está indo.

Isso tanto possibilita uma otimização do dinheiro investido quanto evita despesas desnecessárias, que poderiam prejudicar o resultado da empresa, reduzindo aquela sensação desagradável de não saber o que está acontecendo com seu faturamento.

Melhora a tomada de decisão

Outra vantagem de uma boa gestão de fluxo de caixa é a garantia de ter embasamento para definir as melhores estratégias para a administração do negócio. Um exemplo ajuda a entender melhor essa afirmação.

Imagine uma loja que, tentando atrair clientes, ofereça um brinde a cada compra acima de determinado valor durante um mês. Agora considere que essa ação foi um relativo sucesso, garantindo R$ 50 mil em vendas durante os dias por que valeu.

No entanto, essa mesma loja tem custos fixos de manutenção (aluguel, salários, fornecedores, imposto de renda e outros tributos) de, aproximadamente, R$ 40 mil ao mês. Além disso, essa ação para atrair mais consumidores custou R$ 8 mil, pela aquisição dos brindes distribuídos e a divulgação da promoção. Com isso, o lucro obtido nesse mês foi de apenas R$ 2 mil.

Claro, essa é uma versão simplificada de uma situação hipotética, mas ela ajuda a entender como o fluxo de caixa permite orientar a tomada de decisões. A promoção pode ter sido vantajosa em alguns pontos, mas talvez tenha custado muito caro. Então, o ideal é que seja repensada para entregar melhores resultados.

Essa mesma lógica vale para a realização de novos investimentos no negócio ou para a necessidade de cortar gastos, com base numa visão completa de a quantas anda a saúde financeira da empresa, e não em achismos ou cálculos imprecisos, que não levem essas variáveis em conta.

Garante o cumprimento das obrigações

A falta de organização do fluxo de caixa pode fazer com que a empresa chegue à data de honrar determinados compromissos sem ter o dinheiro para isso. Ao evitar essa situação, ocorre a economia com a cobrança de juros: basta calcular o quanto deixará de ser gasto se todas as contas forem pagas em dia.

Outro aspecto benéfico do controle preciso do fluxo de caixa é que ele evita que a empresa fique sem dinheiro em períodos específicos ou passe apertos ainda maiores em momentos de dificuldades.

Normalmente, isso acontece em situações em que há imprevistos (uma queda brusca de faturamento, por exemplo) ou durante sazonalidades — que, diferentemente dos imprevistos, podem ser projetadas. É o caso de estabelecimentos que trabalham com produtos ou serviços específicos de uma época do ano, como uma sorveteria.

Com todos os cálculos feitos, torna-se possível tanto se planejar para os momentos previstos de baixa demanda quanto se organizar para ter uma reserva financeira para cobrir ou, pelo menos, minimizar os impactos de eventos que não estavam no radar.

Quais as melhores práticas para organizar o seu fluxo de caixa?

Existem diferentes formas de organizar o fluxo de caixa, cada uma mais adequada a determinada situação. Portanto, antes de acompanhar um passo a passo de como manter as contas em ordem, é necessário compreender as especificidades de cada modelo.

Para negócios não tão complexos, a recomendação é seguir com o fluxo de caixa simples. Ele mantém a divisão entre entradas e saídas, mas conta com menos categorias de gastos e periodicidade maior, que pode variar entre semanal e mensal.

O resultado deve ser utilizado para aperfeiçoar a administração do negócio: se o saldo for negativo, algo está errado, e medidas devem ser tomadas para ajustar as finanças. Se o saldo for positivo, o gestor pode ficar mais seguro para fazer novos investimentos no negócio.

Já para quem se preocupa em projetar receitas e despesas futuras, a melhor opção é o fluxo de caixa projetado. Com base nos lançamentos feitos durante determinado período, o gestor consegue se organizar não só para honrar os compromissos presentes, mas, também, para as próximas semanas ou meses. O mesmo vale para investimentos, que podem ser planejados.

Outra forma de projeção é feita com o fluxo de caixa livre. Esse modelo permite estimar quanto dinheiro sobrará em caixa após todos os valores devidos serem pagos. A partir disso, é possível acompanhar as projeções tanto em curto (de 2 a 3 meses) quanto em longo prazo (de 2 a 5 anos) e ver se elas se confirmam, para então tomar as medidas definidas na estratégia de desenvolvimento do empreendimento.

Por fim, entre os principais modelos de cálculo, temos o fluxo de caixa descontado (também conhecido como operacional). Como o nome sugere, essa forma de contabilização foca, principalmente, o levantamento de todos os custos necessários para manter o negócio em funcionamento. Folha salarial, fornecedores e despesas com aluguel estão entre os principais desembolsos na maioria das empresas.

Os investimentos feitos não entram na conta do fluxo de caixa descontado. Por isso, normalmente, essa forma de cálculo é recomendada para negócios que ainda estão no começo e, justamente por esse motivo, não têm capacidade de geração de receita.

Defina um período

Seja qual for o modelo de cálculo mais indicado para o seu negócio, é indispensável que o acompanhamento do fluxo de caixa se dê de forma consistente, com uma periodicidade definida previamente.

Mais uma vez, essa decisão deve se dar com base nas especificidades de cada empresa. Algumas, com um maior número de movimentações financeiras, não podem abrir mão de fazer o gerenciamento de fluxo de caixa de forma diária. Por outro lado, aquelas com operações menores podem optar por periodicidade semanal ou mensal.

Independentemente do prazo, o importante é que ele não seja demasiadamente longo e que você o siga à risca. Variações podem gerar distorções no cálculo, o que vai contra o que é necessário para manter as contas em ordem e conseguir tomar as medidas para gerenciar o fluxo de caixa.

Além disso, acompanhar o fluxo de caixa de perto dentro de período específico ajuda a evitar surpresas como perceber um rombo nas contas tarde demais. Se o desequilíbrio for notado logo no começo, fica mais simples agir para resolvê-lo, mantendo a saúde financeira do negócio em dia.

Registre todas as contas a pagar e a receber

O princípio básico de qualquer procedimento de gestão de fluxo de caixa é registrar todas as saídas e entradas financeiras que passam pelas contas do empreendimento.

Nisso, como já destacamos, entram os recebimentos (incluindo venda a prazo e duplicatas a receber), todos os pagamentos e valores a pagar (como fornecedores, salários e quaisquer outros gastos essenciais à manutenção da empresa, frequentes ou não).

É importante não se esquecer, também, de incluir todos os pagamentos previstos, mesmo que ainda não tenham vencido. Fez um empréstimo ou está pagando o seguro? Lance o valor de todas as parcelas no cálculo do fluxo de caixa. Isso permite estimar até quando essa parte do orçamento estará comprometida com esse desembolso.

Crie categorias de receitas e despesas

De todo modo, é bom deixar claro que a divisão entre contas a pagar e valores a receber não será o suficiente para o fluxo de caixa refletir a realidade financeira do negócio. Para isso, todos os valores de receitas e despesas devem ser divididos entre categorias predefinidas, que serão utilizadas sempre que for feita uma análise das contas.

As categorias devem ser determinadas de acordo com a natureza do negócio, e quanto mais detalhadas elas forem, melhor. Dessa maneira, fica mais fácil e rápido saber para o que determinada quantia foi empregada e qual a origem de cada receita.

Do mesmo modo, é possível cadastrar, de forma antecipada, as contas a vencer, gastos esporádicos ou receitas sazonais.

Na hora de lançar os valores, é importante tomar cuidado para fazer isso de forma precisa. Qualquer equívoco pode distorcer os cálculos, prejudicando a análise posterior.

Fique de olho no estoque

Para quem trabalha comercializando produtos, paralelamente ao controle do fluxo de caixa, é importante acompanhar seu nível de estoque. A razão é simples: um nível muito alto é oneroso e pode comprometer sua capacidade de investir, já que o capital colocado nele fica imobilizado, impedindo outros investimentos ou oportunidades mais lucrativas.

Um grande estoque também amplia suas despesas, o que pode não ser compensado mesmo por um volume elevado de vendas. Portanto, esse é um balanço que deve ser feito com ponderação, de modo a garantir a lucratividade das operações. Em muitos casos, promoções são uma boa saída para desafogar altos níveis de armazenamento de produtos.

Avalie o capital de giro

O capital de giro consiste no número de ativos que o empreendedor pode usar imediatamente e serve para indicar qual a capacidade do negócio de honrar compromissos financeiros imediatos.

Ou seja, ele serve para estimar a saúde financeira da empresa — principalmente no curto prazo —, indicando se ela será capaz de arcar com os custos operacionais necessário para manter suas atividades. Chegar à data do vencimento da folha ou de outra despesa sem capital de giro demonstra que algo não vai bem.

Um capital de giro negativo pode indicar, também, que o fluxo de caixa está desorganizado. Isso acontece quando há mais saídas do que entradas, o que, aos poucos, compromete o caixa da empresa.

Já um capital de giro positivo contribui para a melhoria do fluxo de caixa, uma vez que evita que contas sejam pagas em atraso e ajuda a encontrar mais formas de fazer receita — por meio de novos investimentos, por exemplo.

Conte com o auxílio da tecnologia

Em negócios menos complexos, uma planilha eletrônica tende a dar conta da administração do fluxo de caixa. Para que ela cumpra seu papel, deve ser organizada, dividida em categorias e atualizada sem erros. A desorganização e a falta de periodicidade comprometem bastante o cálculo dos valores a pagar e a receber.

No entanto, se a complexidade ou o volume de operações realizadas forem muito grandes, é bem provável que a planilha não dê conta ou, ainda, torne a contabilidade muito trabalhosa e mais sujeita a erros.

Nesses casos, a saída mais comum é buscar o auxílio da tecnologia, para gerenciar o fluxo de caixa com o apoio de sistemas de gestão financeira.

Esses sistemas (conhecidos como ERP) centralizam as operações, tornando o trabalho não só mais prático, como mais seguro e preciso, com tudo de que um gestor necessita para conduzir o negócio.

É comum que os ERPs ofereçam recursos extras, como emissão de relatórios financeiros, notas fiscais e boletos e ferramentas de controle de estoque, de venda e de folha de pagamento.

Que cuidados tomar em momentos de dificuldade?

Por mais cuidadosa que seja a gestão do seu negócio, momentos de dificuldade podem surgir e comprometer o equilíbrio das finanças. Por isso, é essencial conhecer os cuidados indispensáveis no fluxo, para conseguir lidar bem com as horas de aperto, atravessando-as sem maiores danos.

Controle as despesas

Se o período de aperto nas contas resultar em queda nas receitas, a primeira medida envolve controlar as despesas, que, como já vimos, são um dos itens essenciais no gerenciamento do fluxo de caixa.

Aqui, quanto mais detalhada for a descrição dos seus gastos, melhor. Isso simplifica a determinação de quais gastos podem ser eliminados temporariamente sem maiores prejuízos, quais podem ser, pelo menos, reduzidos e quais são intocáveis.

De todo modo, é importante que os cortes sejam feitos de forma inteligente. Muitas vezes, a redução de custo não é realizada de maneira refletida e acaba gerando ainda mais prejuízo para a empresa. Pense, por exemplo, que pode não ser tão interessante deixar de investir em um equipamento mais econômico, o qual, no longo prazo, pode gerar uma economia de recursos satisfatória.

Ou seja, nesse e em outros casos, vale procurar alternativas antes de ter que tomar uma decisão drástica. Uma saída muito empregada envolve negociar prazos de pagamento com fornecedores. O tempo extra para quitar essa pendência dá um fôlego maior para sair do momento de dificuldade.

Nas situações mais extremas, opte por atrasar os pagamentos somente daquilo que não comprometerá o andamento das suas atividades.

Determine padrões de crédito para os clientes

Parece contraintuitivo, mas nem sempre aumentar as receitas provenientes de vendas é suficiente para manter as contas em ordem durante situações adversas, principalmente quando isso envolve a concessão de crédito.

Pondere sobre a dinâmica do seu negócio e veja se vale a pena flexibilizar a política de crédito da empresa. Mais consumidores podem representar mais vendas, mas, ao mesmo tempo, significam maior risco de inadimplência e a necessidade de um estoque maior. Nem sempre essa conta fecha, e o que era para ser uma ampliação de receitas se torna despesas ainda mais pesadas.

Não negligencie o planejamento financeiro

Continue tocando o negócio sem ignorar seu planejamento financeiro. Mantenha projeções de curto, médio e longo prazo estipulando seus gastos (o mais enxutos possível, num primeiro momento) e receitas. Ao final do período, compare com o resultado objetivo e vá ajustando suas perspectivas. Tal cuidado ajuda tanto a evitar despesas futuras desnecessárias quanto a projetar melhor as receitas para os meses que virão.

Como desafogar o fluxo de caixa?

Se já for tarde demais, e você precisar de soluções imediatas para desafogar o fluxo de caixa, mantenha a calma. Existem algumas estratégias para retomar o controle financeiro do negócio e dar continuidade às atividades da empresa. Indicamos as principais a seguir.

Antecipe recebimentos

A antecipação de recebimentos (ou recebíveis), é uma operação de crédito que consiste na conversão em dinheiro de valores que só seriam recebidos no futuro. Ou seja, aquelas faturas, duplicatas e vendas a prazo que só estariam disponíveis daqui a um tempo entram no caixa imediatamente, o que alivia a situação.

Como toda operação de crédito, a antecipação de recebimentos tem custos, expressados pela taxa de juros cobrada pela instituição financeira. Além de ponderar sobre esses valores, faça uma análise de onde será empregado o dinheiro antecipado e replaneje a situação financeira da empresa levando em conta os valores que deixarão de entrar em caixa no futuro.

Sem esse cuidado, o dinheiro antecipado hoje pode fazer muita falta no futuro, e a vantagem imaginada, então, se perde, tornando inútil qualquer tentativa de melhorar o fluxo de caixa.

Procure por linhas de crédito

Antes de antecipar os recebíveis, procure por outras linhas de crédito e compare as condições, incluindo os juros cobrados. Com a taxa Selic em baixa, o mercado pode oferecer opções vantajosas para o gestor interessado em alternativas para conseguir um fôlego extra e colocar as contas em ordem.

Nesses casos, vale refletir com calma, também, sobre como o dinheiro será empregado e pesar as parcelas do empréstimo nas contas futuras do negócio.

Uma alternativa que vale ser considerada é o crédito com garantia de imóvel oferecido pela Rodobens. Nessa modalidade, o dinheiro é liberado mediante uma análise que considera uma propriedade oferecida como garantia por quem está fazendo a solicitação.

Ou seja: é possível conseguir o dinheiro sem se desfazer do bem. Além disso, graças à garantia apresentada, os juros cobrados costumam ser mais atrativos do que outras opções disponíveis no mercado.

Se você chegou até aqui, viu que é fundamental organizar o fluxo de caixa de um negócio, não importa qual seja o seu tamanho. E isso exige disciplina, já que erros e inconsistências podem comprometer os resultados da empresa, prejudicando seu planejamento. Por fim, lembre-se sempre de como agir em momentos de dificuldade e das opções para desafogar o orçamento quanto a situação apertar.

Se você quer conhecer mais detalhes sobre as soluções oferecidas pela Rodobens, não pode perder mais tempo! Entre em contato conosco agora mesmo e tire suas dúvidas!

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