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    Está planejando montar uma frota de veículos pesados para a sua empresa? Então é bom que saiba desde já: esse é um processo trabalhoso que envolve diversos cuidados e investimentos. É fundamental, portanto, buscar informações o quanto antes.

    A boa notícia é que você chegou ao post certo! Vamos compartilhar aqui os maiores desafios para montar e gerenciar uma frota desse tipo, passando dicas para que você conheça a melhor forma de investir, bem como as melhores técnicas de gerenciamento.

    Em 5 etapas, falaremos sobre os primeiros passos, a compra dos veículos corporativos pesados, as manutenções necessárias, a gestão e a renovação da frota. Está pronto para aprender tudo sobre o assunto? Então acompanhe!

    1. Descubra por onde começar a montar sua frota

    Não restam dúvidas de que montar uma frota de veículos corporativos é um desafio e tanto. Mesmo uma aquisição relativamente pequena, de 2 ou 3 veículos, por exemplo, já configura uma frota. Por isso, deve ser cuidadosamente planejada. Veja por onde começar!

    Desenvolva uma política

    O primeiro passo desse caminho é desenvolver uma política de frotas para a empresa — caso ela ainda não exista, claro. Trata-se de um documento que define como a frota será usada dentro da instituição. O acordo evita futuros problemas, como a indisponibilidade de veículos, além de melhorar a gestão e aumentar a segurança.

    A política de frotas deve incluir pontos como:

    • disponibilidade de cada carro, definindo quando, como e para quem os veículos estarão disponíveis, bem como se existe um uso específico para cada caminhão;

    • manutenções necessárias, estabelecendo de quanto em quanto tempo os veículos devem passar por revisões e manutenções e quem será o responsável por elas;

    • consumo de combustível, indicando como funcionarão os abastecimentos, se a empresa pagará diretamente por eles ou reembolsará os funcionários e quaisquer outras práticas que devem ser seguidas ao abastecer e controlar o consumo;

    • conduta e responsabilidades dos condutores, fixando as normas de conduta que cada condutor deve seguir, os procedimentos a serem respeitados, além dos direitos e deveres dos motoristas que usam a frota no dia a dia.

    Esse documento deve sempre optar pela clareza e transparência das informações, não deixando margem para dúvidas ou interpretações equivocadas. Ainda nesse sentido, também pode ser válido elaborar essa política de forma colaborativa, contando com a ajuda de colegas e funcionários.

    E não se preocupe, porque ao longo deste post você vai conferir mais dicas sobre gestão e manutenção de frotas, facilitando ainda mais a elaboração da política dos veículos.

    Treine os motoristas

    Antes mesmo de planejar a compra dos veículos, é preciso se certificar de que a empresa tem motoristas devidamente habilitados e qualificados para conduzi-los. Afinal, de nada adianta acertar na compra da frota se os condutores não estão prontos para usá-la! Então já comece a pensar em treinamentos, capacitações e cursos de reciclagem com esse fim.

    Lembre-se de que conduzir veículos de frota é um trabalho de enorme responsabilidade, que envolve riscos tanto financeiros como em relação à saúde. É essencial, assim, que os motoristas passem por aulas práticas e teóricas para extrair seu potencial máximo.

    2. Planeje a compra dos veículos

    Depois de estabelecer as normas do uso da frota e preparar os condutores, é hora de planejar a efetiva compra dos veículos. E como essa é uma das etapas mais importantes ao montar uma frota de veículos pesados, toda atenção ainda é pouca. Quer saber como acertar? Confira nossas dicas!

    Defina o tamanho da frota

    Antes de sequer pensar em comprar um caminhão, avalie as necessidades da empresa para entender quantos veículos a frota deve incluir. Com defasagens (menos veículos que a demanda), o negócio pode deixar de lucrar. Já o excesso de veículos pode trazer custos desnecessários.

    Para não errar nesse ponto, você deve consultar as planilhas da empresa, avaliar os números e estimar o uso da frota com exatidão. Também é válido fazer simulações de resultados, calculando quais serão as receitas e os custos gerados por um determinado número de carros.

    Avalie os modelos de veículos

    Comprar caminhão de carga é uma tarefa que exige escolhas cuidadosas, já que tudo varia de acordo com as necessidades da instituição. É com base no que a empresa precisa, portanto, que um modelo é considerado melhor que outro.

    Pensando nisso, reserve um período para se aprofundar nas pesquisas sobre diferentes caminhões, listando suas vantagens e desvantagens de acordo com o contexto corporativo. Não se esqueça: em vez de olhar somente para preços e configurações, procure entender o custo-benefício de cada veículo.

    Conheça as formas de aquisição

    Se montar uma frota com automóveis leves já é custoso, comprar veículos pesados exige um investimento muito maior. É fundamental, assim, pesquisar sobre as diferentes formas disponíveis de pagamento desse valor. Nesse cenário, uma alternativa bastante adotada pelas empresas é o consórcio, que apresenta parcelas acessíveis e viabiliza a posse dos veículos em um tempo razoável.

    Além disso, é válido lembrar que existem vários tipos de consórcio. No caso das frotas empresariais, é possível encontrar consórcios para veículos novos, seminovos, caminhões, tratores e até aeronaves!

    Outra alternativa é o financiamento. O detalhe é que, nesse caso, não só é preciso dar uma entrada considerável como arcar com os juros nada amigáveis da modalidade. No fim das contas, optando pelo financiamento, o valor total investido pela empresa é maior.

    Faça um orçamento de seguro

    Em alguns casos, a mesma empresa pode oferecer tanto o consórcio para pagar pela frota como o seguro para proteger o investimento realizado. É importante incluir esse valor no cálculo desde o início, uma vez que o negócio não pode correr o risco de rodar com veículos sem proteção, não é mesmo?

    Contudo, o foco não deve estar apenas na economia. Verifique os diferenciais da seguradora e avalie novamente a relação entre custo e benefício — até porque o seguro da frota ajuda não só em casos de acidentes, mas também na manutenção.

    3. Prepare-se para as manutenções necessárias

    Estando os veículos em posse da empresa, é hora de começar a cuidar deles! Só que, ao falarmos em manutenção, o primeiro pensamento costuma trazer à mente os reparos necessários em caso de falhas no motor ou até mesmo acidentes, certo? Mas a verdade é que a manutenção pode ser tanto corretiva quanto preventiva. Conheça cada uma delas a seguir!

    Manutenção preventiva

    A manutenção preventiva é aquela que acontece no próprio dia a dia da empresa como também periodicamente, em uma concessionária ou oficina mecânica. O objetivo desse tipo de acompanhamento é assegurar de que tudo está funcionando corretamente, de forma a evitar riscos desnecessários e uma série de problemas futuros.

    Além disso, a manutenção preventiva inclui trocas de óleo e de certas peças quando o veículo atinge determinada quilometragem ou ao se perceber avarias e comprometimentos. Tudo isso garante não só a segurança como também o bom desempenho da frota, podendo gerar até mesmo economia de combustível.

    Como mencionamos, uma parcela desse trabalho acontece no cotidiano, por parte dos próprios condutores treinados, que devem sempre conferir se há algo de irregular no veículo — como avisos no painel ou barulhos incomuns, indicando alguma falha.

    Manutenção corretiva

    A manutenção corretiva, por sua vez, é aquela usada nos momentos em que o caminhão ou o veículo em questão já apresenta um problema a ser resolvido. Nessas horas, é importantíssimo contar com fornecedores de confiança para realizar consertos rapidamente, evitando a indisponibilidade da frota por longos períodos.

    Somado a isso, a organização deve prever desde já quais serão as medidas adotadas quando um de seus veículos estiver em conserto, por exemplo. Será preciso alugar um outro caminhão ou dá para adiar um pouco as entregas? As respostas para essas perguntas dependerão do contexto de cada negócio.

    Vale destacar aqui um erro bastante comum das empresas: planejar verbas apenas para a manutenção preventiva, como revisões, ignorando o fato de que manutenções corretivas são inevitáveis de tempos em tempos. O ideal é que a corporação tenha uma reserva no caixa justamente para esses casos. Afinal, sendo usados diariamente, os veículos estão sujeitos a problemas. Preparar-se para as manutenções corretivas é quase obrigatório.

    4. Saiba o que é preciso para gerir sua frota

    Gerencie a disponibilidade da frota

    Um dos grandes objetivos com uma frota corporativa é tornar o trabalho da empresa mais eficiente, certo? Pois essa mesma eficiência deve ser aplicada à gestão dos veículos! É preciso garantir que cada ônibus ou caminhão esteja disponível pelo máximo de tempo possível, otimizando custos, horários, entregas e assim por diante.

    Não tem mistério: quanto maior for a disponibilidade da frota, melhores serão os resultados do trabalho — incluindo a administração do orçamento. Porém, para que essa gestão seja de qualidade, é fundamental monitorar todas as variáveis, desde prazos a custos por viagem. Ao ter todos esses números em mãos, fica mais fácil direcionar a quantidade ideal de carros para cada rota.

    O que você tem que entender é que uma boa gestão da disponibilidade de frota evita problemas nos serviços ou nas entregas de mercadorias, além de economizar nas despesas e facilitar o dia a dia de todos os condutores envolvidos.

    Monitore os veículos por localização

    Você sabia que um dos maiores desafios encarados por empresas de logística diz respeito à localização de seus veículos? Quando esse monitoramento é deixado de lado, a organização pode sofrer com desvios e atrasos, incidentes que acontecem, muitas vezes, pela falta de condições das estradas, pela falta de segurança ou até mesmo por descuido do motorista, que pode acabar pegando a rota errada.

    Para combater esses pontos negativos, basta usar a tecnologia! Sabia que atualmente existem softwares de rastreamento via satélite? Ao usar esses recursos, a empresa pode monitorar os veículos em tempo real, sabendo exatamente onde o motorista se encontra e verificando se tudo está dentro da normalidade.

    Caso o caminhão pegue uma rota não programada, por exemplo, fica fácil (e rápido) entrar em contato para descobrir o que aconteceu. Isso pode inclusive trazer mais segurança aos motoristas, já que hoje em dia tem crescido o número de rotas consideradas perigosas.

    Controle os custos por viagem

    Um dos maiores segredos para o sucesso na gestão de frotas também é um dos hábitos mais simples de se adotar: o controle dos custos por viagem. O gerenciamento perfeito é aquele que registra cada gasto referente aos deslocamentos, dos mais óbvios (como o combustível) até aqueles que às vezes passam despercebidos (como o desgaste).

    Para que tudo fique mais organizado, você pode dividir as despesas entre fixas e variáveis. Os gastos fixos são aqueles sempre presentes, como as já citadas despesas com diesel e os desgastes. Já os gastos variáveis são os que não necessariamente acontecem em todas as viagens, como alimentação, hospedagem e eventuais consertos.

    Ao fazer esse controle, a empresa pode estimar de antemão o custo médio com cada deslocamento, além de contar com informações estratégicas para tomar decisões sobre a frota. Lembrando que esse é um procedimento que deve ser mantido ininterruptamente ao longo dos anos. Afinal, como os veículos fazem rotas diferentes, cada viagem também possui custos diferenciados.

    Gerencie os gastos com manutenção

    Já falamos um pouco sobre isso no tópico anterior, mas vale ressaltar: a manutenção deve entrar no gerenciamento do dia a dia. Obviamente, trata-se de um processo fundamental para garantir o bom desempenho dos veículos. Mas atenção: não basta fazer os reparos e deixar as revisões em dia. É preciso registrar e calcular todos os custos, permitindo assim que a instituição saiba exatamente quanto gasta para manter sua frota.

    Para tanto, é importante lembrar mais uma vez da importância da política de manutenção de frotas, que, entre outros detalhes, determina o que fazer quando um veículo precisa de manutenção. E a boa notícia é que, ao monitorar os gastos, fica muito mais fácil prever quanto cada conserto custará, além do prazo para agendamento das revisões.

    Junto a isso, é válido manter um histórico de cada caminhão, que deve mostrar quantos quilômetros rodados o veículo possui, assim como informações a respeito de consertos realizados anteriormente. Dessa maneira, a previsão de custos se torna ainda mais prática e acessível!

    Como consequência da boa gestão dos custos de manutenção, a companhia passa a contar com veículos sempre em plenas condições de uso, mantendo a produtividade em alta. Com isso, os clientes também ficam satisfeitos e a lucratividade é assegurada. Não parece o cenário ideal?

    Automatize o monitoramento de prazos

    Acompanhar a localização dos veículos por satélite já é uma grande ajuda para garantir o cumprimento dos acordos. No entanto, é possível (e até recomendado, aliás) ir além. Hoje já é possível levar o desempenho da frota a um outro nível, automatizando o processo de monitoramento de prazos.

    Esse trabalho também é realizado por meio de um programa de computador que analisa a situação de cada entrega e, automaticamente, calcula se o deslocamento está dentro do tempo ideal. Um dos pontos mais interessantes nesse sentido é que a plataforma envia alertas sobre a situação de cada deslocamento, informando aos responsáveis caso surja algum imprevisto.

    Nesse contexto, a empresa consegue manter uma imagem positiva perante os clientes. Isso porque, sempre que algo fora do comum acontecer, a organização terá em mãos os recursos necessários para reverter a situação e fazer o melhor trabalho possível.

    5. Entenda quando fazer a renovação da frota

    Quando se trata de renovação de frota, o maior desafio é identificar o momento certo para substituir um veículo. Acompanhe agora mesmo as nossas dicas para compreender quais pontos devem ser avaliados ao decidir se um caminhão precisa ou não ser trocado!

    Desgaste

    O desgaste é o quesito mais básico de avaliação no que se refere à renovação da frota. Quando a manutenção se torna frequente demais, por exemplo, gera custos excessivos para os administradores. Assim, no longo prazo, compensa trocar o veículo por um novo. Sem falar que, com isso, a empresa ainda previne indisponibilidades mais longas.

    Sustentabilidade

    Atualmente, diversas organizações têm programas de sustentabilidade, como iniciativas de neutralização de emissão de carbono. Tais projetos servem inclusive para aumentar o valor de mercado da empresa, uma vez que clientes e parceiros têm dado cada vez mais importância ao cuidado com o meio ambiente e com a saúde das pessoas.

    Nesse contexto, por mais esse motivo, vale a pena substituir veículos antigos, que tendem a gerar mais poluição, por caminhões e ônibus mais novos, que já vêm adaptados para as necessidades atuais do planeta — emitindo menos CO2, por exemplo. Hoje, o aproveitamento energético é maior, consumindo-se menos combustível e, consequentemente, propagando menos gases nocivos.

    Tecnologia

    Sabemos que, atualmente, a tecnologia avança a passos largos. E essa realidade também está presente na indústria automotiva, em forma de inovações e funcionalidades para satisfazer os consumidores. Nesse cenário, os veículos ficam rapidamente defasados em termos tecnológicos, fazendo com que a empresa deixe de aproveitar uma série de atributos capazes de otimizar o trabalho.

    Diante disso, é válido perguntar: será que a companhia está deixando de faturar graças à perda de eficiência dos veículos atuais — quando comparados aos modelos mais novos? Em diversos casos, por exemplo, os caminhões mais novos gastam menos combustível e têm mais autonomia, o que diminui o número de paradas para reabastecimento ao longo do mês, impactando de forma direta nas entregas e, indiretamente, no caixa da organização.

    Valor

    O melhor momento para trocar um veículo é quando ele ainda apresenta um valor de mercado razoável. Se você espera demais para fazer a substituição, pode perder a vantagem de ter um carro para dar na troca — ou, na melhor das hipóteses, terá que vendê-lo por um preço bem baixo.

    Por outro lado, quando a frota é renovada dentro de períodos menos espaçados, você consegue um valor melhor de revenda para os veículos atuais. Dessa forma, fica bem mais fácil arcar com os custos das novas aquisições!

    Padronização

    Não há nada de errado em ter modelos diferentes de caminhão em uma frota, por exemplo. No entanto, são diversos os benefícios proporcionados à empresa quando todos os veículos são iguais, sabia?

    A primeira grande vantagem aí diz respeito à manutenção, já que não só o serviço é feito mais facilmente como as peças são todas iguais, o que reduz custos na hora de contratar fornecedores e até de comprar certos itens. Outro ponto favorável é em relação à imagem, uma vez que, se os veículos têm um padrão, fica mais fácil identificar a empresa, gerando um efeito positivo sobre o público.

    Qualidade

    O padrão de qualidade mantido na frota depende muito do objetivo que a empresa tem em relação ao uso de seus veículos. Se o negócio os utiliza para atividades secundárias, que não são fazem parte do seu core business (ramo de atuação principal), não há problema algum em ter alguns carros mais antigos, por exemplo.

    Por outro lado, se os caminhões ou ônibus são utilizados por uma transportadora ou empresa de turismo, por exemplo, tornam-se os principais instrumentos de trabalho da organização. Nesses casos, a manutenção da qualidade é prioritária para a satisfação dos clientes e para o sucesso do negócio. Cabe à empresa, portanto, avaliar sua real necessidade de uso da frota, atentando-se para não prejudicar sua imagem e seus serviços.

    Ao longo deste post, você pôde perceber que montar uma frota de veículos pesados exige bastante planejamento, estudo e organização. Afinal, não basta apenas comprar os bens. Também é preciso aprender a fazer uma gestão eficiente da frota. Para dar conta de tudo isso, é fundamental contar com bons parceiros e fornecedores. Dessa forma, todo o processo se torna mais simples, mais prático e até mais barato!

    Portanto, lembre-se: o primeiro passo é entender por onde começar. Depois, parta para o planejamento da compra dos veículos. Em meio a tudo isso, fique de olho nas manutenções e aprenda a fazer uma gestão eficiente. O quinto e último passo para montar uma frota de veículos pesados é renovar os carros, desde que dentro de um planejamento consciente. Pronto então para essa empreitada?

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